Полезные советы для сдачи проекта в срок

Несоблюдение сроков реализации проекта влияет как на стоимость проекта, так и на репутацию фирмы.
Если вы хотите оставаться в пределах бюджета, то укладываться в сроки необходимо. Но можно ли вообще уложиться в сроки с таким большим количеством деталей и непредвиденных обстоятельств?
Руководители проектов и фирм пользуются разными способами, чтобы избежать проблем с проектом и закончить в срок, давайте рассмотрим некоторые из способов.

Минимизируйте задержки и тормозящие факторы в строительстве.

Существует два типа проблем, которые препятствуют завершению проекта в срок, это задержки и тормозящие факторы.
Задержки в строительстве возникают, когда процессы не идут в соответствии с планом, а так как строительство процесс последовательный, то задержки встречаются часто.
Например, планируется выполнить заливку бетона в заранее определенные два дня, но в эти дни идут дожди. Соответственно сроки сдачи проекта переносятся и календарный план пересматривается.
Задержка может произойти по причине несвоевременной явки работника, когда задача выполняется дольше чем ожидалось или, когда задерживается поставка необходимых материалов.
Тормозящие факторы это последовательность задач, они отличаются от задержек тем, что есть задачи предшественники без выполнения которых нельзя приступить к следующим задачам.
Например, запланирована укладка каменщиком кирпича для формирования стен, но укладывать кирпич нельзя, до тех пор, пока не залит фундамент.
Грамотное планирование обязательно, если вы хотите избежать или минимизировать задержки, а последовательность задач определяется заблаговременно, чтобы они не стали причиной задержек и тормозящими факторами, которые влияют на сроки сдачи объекта.

Улучшение методов управления.

Еще одна причина проблем с проектом или даже его срыва - некомпетентное управление. Руководитель проекта несет ответственность за создание плана проекта, в который включены необходимые элементы, а также ответственен за выполнение проекта в заранее намеченные сроки.
Руководитель строительства распределяет роли и обязанности внутри проекта, координирует поставку материалов на строительный участок и грамотное использование трудовых ресурсов, чтобы работа выполнялась в срок.
 Эффективный руководитель в процессе работы «жонглирует» несколькими аспектами детального плана проекта, что позволяет минимизировать задержки, а также устраняет всевозможные помехи, влияющие на последовательность выполнения задач и соответственно прогресс.

Эффективные руководители всегда в цене, ведь время, средства и ресурсы тратятся впустую если проектом плохо управляют. Работники должны ждать, когда привезут инструменты, графики работ бригад накладываются, бригады начинают работу не по графику из-за проблем с логистикой, даже ненадлежащее хранение инструмента влияет на эффективность строительства.

Планирование, планирование и еще раз планирование.

Если проект необходимо закончить в срок, то не обойтись без детального плана работ, которому неукоснительно следуют. Грамотный план проекта можно с легкостью обновлять по мере продвижения работ, такой план отображает проект «с высоты птичьего полета» и помогает оперативно определять потенциальные опасности до того, как они перерастут в критические задержки и ненужные траты.
Некоторые подрядчики начинают проекты, не зависимо от масштаба, без четкого календарного графика, согласованных чертежей или без предварительного обсуждения проекта с субподрядчиками. Поступать так не следует.
План проекта должен быть исчерпывающим, в нем должна учитываться каждая деталь, которая необходима для успешного завершения проекта, каждый параметр, способный спровоцировать задержку.
Грамотный план также учитывает вероятность непредвиденных обстоятельств, предоставляет четкие инструкции, как компания должна реагировать на задержки. Для создания такого плана стоит использовать сервис для управления строительными проектами, который ускорит и упростит работу над планированием проекта.
Планирование в разных сферах жизни имеет сходные черты, при разработке программы план содержит в себе пункты, которые можно перенести и на строительную сферу: четко очерченные сроки, задачи поставленные определенным исполнителям с индивидуальными сроками, для руководителей доступно отслеживание прогресса проекта и в реальном времени. Возможность наблюдать изменения, позволяет видеть четкую картину того, как обстоят дела и развиваются события.

Четкое распределение обязанностей и ролей.

Строительные проекты включают в себя большое количество рабочих, подрядчиков, субподрядчиков, управляющих и другого персонала.  В проекте любая ошибка при распределении обязанностей может повлечь за собой проблемы с реализацией критических задач и затормозить проект.
Все роли и обязанности должны быть четко распределены и понятны всем, в независимости от должности. Распределение обязанностей важная часть при планировании проекта, не забывайте фокусироваться не только на том, что нужно сделать, но и кто будет ответственным за реализацию и сколько потребуется на это времени.
Важно чтобы все люди, задействованные в проекте, до его старта знали свои роли и понимали задачи. Для этого стоит провести собрание всех ключевых сотрудников и ввести их в курс дела, не забывая удостовериться, что все понимают задачи и готовы работать. Обратная реакция сотрудников в этом случае важна, так как без четкого понимания проекта не будет вовлечения в проект и результат будет далек от идеала.
Всегда заранее рассчитывайте время на согласование документов, поиск подрядчиков и поставщиков.  Некоторые проекты требуют до года времени на разработку и согласование документации. Много времени может занять заказ и доставка материалов, да и само планирование иногда затягивается на несколько месяцев.

Налаживайте связь между участниками проекта.

Отсутствие должной коммуникации между участниками проекта может превратить незначительные проблемы в значительные отставания по срокам.
Когда на стройплощадке случаются непредвиденные ситуации важно наличие прямой связи подрядчика и руководителя проекта.
Руководитель проекта должен быстро обнаружить проблему, оценить ее и при необходимости передать вышестоящему начальству для принятия быстрого решения. Поэтому коммуникация не менее важна чем подсчет стоимости проекта, так как она влияет на сроки реализации проекта. Все участники проекта должны знать, когда проводятся те или иные строительные работы и каковы крайние сроки.
 Современные средства по управлению строительными проектами позволяют передавать всю оперативную информацию со стройплощадки руководителям проектов и владельцам фирм. Это позволяет всем участникам быть на одной волне, взаимодействуя для быстрого решения проблем.