Планировать или не планировать - за и против

Существуют организации, в которых руководство рассматривает планирование проектов как пустую трату времени. Для них план проекта бесполезен. Они хотят «немедленно начать работу, не тратя время на бесполезные встречи по планированию».
Что же заставляет руководителей строительных организаций думать, что планирование проекта - пустая трата времени?

Первая и самая распространенная причина заключается в том, что организация не осуществляет контроль или обоснование для запуска нового проекта. Нет никаких оснований планировать, если они могут запустить проект в любое время, и если организация не требует возврата инвестиций после выполнения проекта.

С другой стороны, руководители должны планировать свои проекты, если организации требуется следующее:

 

  • анализ затрат и результатов для новых проектов

  • четкая спецификация результатов, которые ожидают получить по завершению проекта

  • знать стоимость и продолжительность проекта.

Вторая и очень распространенная причина такого отношения заключается в том, что многие руководители никогда не спонсировали, не запускали или даже не работали над правильно спланированным проектом. В результате они не имеют представления о преимуществах, которые может обеспечить правильно спланированный проект. Их проекты обычно пропускают запланированные даты завершения и не укладываются в бюджеты. Команды проектов не знают, за что они ответственны, какой уровень производительности ожидает руководитель проекта или, как он оценит их работу. В результате руководитель проекта каждую неделю, а иногда и каждый день должен сообщать членам команды, что им делать.

Руководители организаций также не имеют практического опыта контроля за изменениями. Они не понимают, что хорошо продуманный проектный план дает им и руководителям проектов инструменты управления изменениями в объеме, бюджете, качестве и ресурсах.
Несмотря на причины, по которым руководители организации относятся к планированию проекта как к пустой трате времени и ресурсов, руководитель проекта, должен убедить их в преимуществах выполнения плана проекта. Когда руководители хотят начать проект, вам нужно описать правильные шаги и объяснить, как этот процесс принесет пользу организации. Руководители также должны понимать, что руководители проектов не могут использовать один и тот же метод планирования для разных проектов. Например, небольшой проект может быть завален кучей бумаг и документов, а большой стратегический проект пострадает, если не будет достаточного планирования, контроля и управления рисками.
Планирование проекта позволяет вам и каждому члену команды проекта точно знать, чего хотят руководители перед тем, как начать работу. В проекте, которым грамотно управляют, вы и члены команды не останавливаете работу, чтобы понять, что делать дальше.

Грамотное планирование и четкая постановка задач руководителем, позволяет команде сосредоточиться на выполнении, а не на перепланировании проекта.
Кстати, руководитель проекта на каждом часе потраченном на планирование, выигрывает несколько часов, которые раньше тратились на встречи, переговоры и аргументы.