Диаграмма Гантта в управлении проектами

Любой большой проект наполнен многочисленными задачами и вехами, которые вы должны контролировать. Если хотя бы одна задача застопорит процесс или выйдет за рамки установленного срока, то это волнообразно отразится на течение всего проекта. Поэтому вам нужен способ контроля за графиком проекта, чтобы вы могли убедиться, что задачи выполняются в правильном порядке, а сроки соблюдены. Для такого контроля понадобится знание того, как использовать диаграмму Гантта для управления проектами.

Что же представляет собой диаграмма Гантта?

Диаграмма Гантта — это инструмент управления проектами, который отображает задачи в сравнении с временем.

Задачи представляются горизонтальными полосами, длина этих полос отражает количество времени, которое было выделено на задачу.

Глядя на диаграмму Гантта, вы можете увидеть порядок, в котором задачи должны быть выполнены, сколько времени должна занять каждая задача, какое-либо наложение между задачами, зависимости задач (обозначены стрелкой) и даже то, кто назначен исполнителем на каждой задаче.

Каковы преимущества диаграммы Гантта в управлении проектами?

Скорее всего, вы уже слышали о диаграммах Гантта раньше. Но соответствуют ли они всему тому, что о них пишут? Что делает эти графики такими полезными?

Управление проектами с помощью диаграммы Гантта дает множество преимуществ, в том числе:

Детальное планирование: планирование является проблемой для большинства менеджеров проектов, но диаграмма Гантта дает вам инструмент для оценки того, сколько времени займет выполнение задач.

Точное планирование задач: большинство проектов требуют, чтобы задачи были выполнены в определенном порядке. Например, вы не можете построить здание, пока не соберете нужные документы. Диаграмма Гантта позволяет вам планировать задачи в правильном порядке, а также выявлять любые зависимости, о которых вы и ваша команда должны знать.

Повышение эффективности. Возможность продумывать и планировать задачи повышает эффективность проекта и вашей команды, поскольку вы устраняете препятствия, возникающие, когда зависимости задач выстраиваются неправильно или не планируются должным образом.

Повышение надежности: проект часто можно сравнить с большим карточным домиком - одна ошибка или несоблюдение сроков, и все сооружение рушится. Использование диаграммы Гантта в качестве ориентира для вас и вашей команды повышает надежность проекта, поскольку она ясно иллюстрирует эффект домино, который может произойти, когда даже одна задача не выполняется. В конце концов, диаграмма Гантта буквально выглядит как ряд домино.

Диаграммы Гантта являются полезными инструментами для планирования проектов, но это не означает, что нет никаких правил, как их следует использовать. Как и у любого другого инструмента, у них есть свое время, место и соответствующие варианты использования.

 

Когда же вы должны и не должны использовать этот тип диаграммы?

Не используйте свою диаграмму Гантта для создания первоначального плана проекта.

Создание диаграммы Гантта не должно быть вашим первым шагом при планировании проекта, так как он не является адекватным инструментом для выяснения всех сложностей.

Для того, чтобы эффективно использовать диаграмму Гантта, вы должны уже иметь четкое представление о таких вещах, как:

  • Какие основные задачи входят в проект.
  • Примерно понимать сколько времени должны занять эти задачи.
  • Общий порядок выполнения этих задач.

Когда вы заполняете диаграмму Гантта, без четкого представления о задачах в проекте, вы рискуете пропустить задачу или шаг целиком, а затем вам придется пересмотреть всю диаграмму, чтобы внести нужные изменения.

Ваша диаграмма Гантта должна рассматриваться как визуальное представление временной шкалы вашего проекта. Это то, что вы должны знать, прежде чем начать создавать свой график.

 

Не используйте вашу диаграмму Гантта для управления ресурсами.

Диаграммы Гантта отлично подходят для отображения количества времени, которое займет конкретный проект (и связанные с ним задачи), но информации на диаграмме не хватает, когда дело доходит до распределения всех задействованных ресурсов.

Это означает, что диаграммы Гантта могут быть весьма обманчивым способом управления вашими ресурсами. Помните, что основной задачей вашей диаграммы Гантта является отображение только времени, но не обязательно других важных данных, таких как масштаб проекта и общая стоимость.

Например, задачи, представленные более короткими отрезками на диаграмме Гантта, занимают меньше времени, но в то же время им может потребоваться больше ресурсов с точки зрения привлечения дополнительных членов команды, необходимого оборудования или бюджета.

Это не отображается на вашей диаграмме Гантта. Поэтому, хотя этот инструмент полезен для планирования, убедитесь, что для отслеживания ресурсов вашего проекта и их обеспечения вы используете не только диаграмму. Поэтому, хотя этот инструмент полезен для планирования, убедитесь, что у вас есть другой способ следить за ресурсами вашего проекта, чтобы обеспечить их максимально эффективное использование.

 

Не создавайте диаграмму Ганта в Excel.

Многие организации и проектные группы предпочитают создавать свои диаграммы Ганта в Excel или какой-либо другой программе, которая требует много ручного ввода и обновления. Конечно, вы создадите диаграмму Гантта, но этот процесс отнимет много времени, а в итоге у вас будет абсолютно негибкая диаграмма.

А что, если что-то нужно изменить? Что, если задача должна быть перемещена? Что если вы обнаружите, что задача займет намного больше времени, чем вы ожидали?

Единственное, что вы можете сделать, это начать заново и заново создать всю диаграмму, чтобы отразить эти необходимые изменения.

Вот почему лучше использовать специализированное программное обеспечение для управления проектами с функциями диаграммы Гантта, например, сервис для управления проектами Planner Office). Построив свой график на этой платформе, вы сможете вносить и отслеживать изменения, и весь график (включая временные рамки и зависимости) будет автоматически сдвигаться и обновляться, что избавит вас от стресса и от траты драгоценного времени.

К диаграмме Гантта не нужно относится как к окончательному, жесткому графику проекта. Ваша диаграмма должна будет обновляться по мере продвижения вашего проекта и сбора новой информации.

Опять же, именно поэтому полезно построить диаграмму Гантта с использованием платформы управления проектами, а не в Excel или чем-то похожим. Так у вас будет гораздо больше гибкости, чтобы приспособиться к изменяющимся обстоятельствам.

 

Использование диаграмм Гантта для управления проектами — это эффективный способ планирования ваших проектов.

Как и любой другой инструмент, диаграммы Гантта не используются для каждого аспекта управления проектами. Но когда дело доходит до составления общего графика вашего проекта, эти диаграммы являются надежным способом планирования порядка задач, понимания зависимостей и получения информации о том, сколько времени должен занять весь проект.

Имея в своем арсенале диаграмму Гантта, вы можете активно отслеживать любые потенциальные задержки или узкие места и гарантировать, что ваш проект остается на верном пути - без излишней нагрузки и путаницы.

 

Составить сетевой график проекта