Три важных подхода в управлении проектами для выполнения проектов в срок

Люди причастные к управлению проектами уже привыкли к термину дедлайн, крайнему сроку выполнения задачи или всего проекта. Однако это не означает, что команды, назначенные для выполнения определенного проекта, способны безупречно справляться с выполнением поставленных задач. Проблема в том, что во время выполнении задач может возникать множество факторов которые вносят свои коррективы в сроки сдачи объекта. К примеру, вы назначили нескольких новых членов команды, которые не очень хорошо осведомлены, какие действия предпринять в случае отставания от сроков. Возможно, в дедлайне по определенной задаче есть что-то особенное, что отличает его от остальных, но команда проекта об этом не знает.

Важно понимать, что типичный дедлайн для руководителя проекта не должен чем-либо отличаться от любого другого дня. Конечно, это возможно если руководитель выполнил свою работу должным образом, сумел правильно сориентироваться при изменениях в рабочем процессе и постоянно отслеживает ход событий. В таком случае руководителя будет время подготовиться к оптимизации работы и другим важным действиям, которые критичны, когда наступает крайний срок.

Тем не менее, дедлайн остается одним из самых страшных дней. Причина этого всегда одна и та же - плохое планирование. Большинство руководителей не в состоянии внедрить надлежащие методы, и с наступлением крайнего срока у них остается только кипа проблем и незавершенных обязательств. К сожалению, именно так и растягиваются сроки - проект продолжается в течение дней, недель, а во многих ситуациях - даже месяцев после изначально запланированного дня завершения работ. В этой статье мы взглянем на способы, которые помогут вам избавится от подобных проблем.

Давайте рассмотрим несколько методов комплексного управления проектами, которые гарантируют, что день завершения вашего проекта будет выглядеть точно так же, как и все остальные дни. На самом деле, если вы сможете реализовать описанные ниже подходы, вы сможете насладиться этим напряженным днем и отпраздновать должным образом завершенный проект.

 

Двусторонняя связь

Первое, что вы должны принять во внимание, когда речь идет о соблюдении сжатых сроков и избежание проблем, которые с ними связаны, — это прозрачная, всеобъемлющая и эффективная двусторонняя связь. Ваша команда должна получать точно ту информацию, с которой вы имеете дело. Очень важно чтобы информация была донесена вовремя, а не постфактум. Конечно, руководители проектов не всегда хорошо осведомлены в специфике реализации той или иной задачи на месте, но наличие обратной связи и грамотного управления со стороны прорабов упростит работу вам и команде проекта. Заранее налаженная двусторонняя связь необходима, если вы хотите, чтобы все было сделано правильно и в соответствии с самыми высокими отраслевыми стандартами.

Задача - комментарии

 

Распределение задач

Как только вы определились с общим объемом работы, вам следует начать разбивать большие задачи на подзадачи, что позволит команде правильно сосредоточить свое внимание на том, что нужно сделать. Учитывая это, вы должны убедиться, что создали правильный график, а механизмы отслеживания времени работают четко.  Без специализированного программного обеспечения совместить отслеживание задач и их отображение на графике работ будет проблематично. Использование Planner Office даст вам возможность правильно распределять и отслеживать задачи, а это гарантия того, что все обрабатывается в соответствии с высочайшими отраслевыми стандартами.

Тем не менее несмотря на то, что выполнение крупных задач может быть особенно приоритетным, также важно понимать, что вам необходимо учитывать определенное количество времени, связанного с развертыванием и интеграцией небольших задач. Вы должны убедиться, что небольшие задачи приводят к завершению больших рабочих блоков, следовательно, обеспечивая плавный переход и завершение процесса.

Задача - ответственный

 

Многозадачность или фокусировка?

Этот пункт особенно важен. Это постоянный выбор между менеджерами проектов, и возможностью дифференцировать и подобрать правильный подход в каждой конкретной ситуации.
Давайте представим ситуацию. У вас есть один специалист, обладающий большим опытом, и он способен выполнять большую часть работы в относительно короткие сроки. Вам назначают два разных проекта, оба из которых могут использовать его опыт. Как вы поступите?

Вы позволите ему сосредоточиться на одном проекте, чтобы он быстро его закончил, или вы распределяете его время поровну между проектами? Хотя для вас может показаться хорошей идеей сделать последнее, это не всегда лучший подход. Если один проект требует большой концентрации внимания и сил специалиста, то его назначение на другие задачи может оказаться разрушительным для обоих проектов, соответственно учитывать, отслеживать и распределять загрузку работников - критически важно! Чтобы удобно отслеживать все назначенные задачи и загрузку работников мы советуем обратить внимание на онлайн сервис управления строительными проектами Planner Office, его использование упрощают работу руководителя проекта одновременно повышая эффективность управления в разы.

Конечно управление проектами не сводится лишь к этим трем пунктам, поэтому в нашем блоге вы сможете найти множество другой полезной информации по управлению проектами и работе с сервисом Planner Office. Не останавливайтесь на достигнутом, развивайтесь в своей профессии, чтобы быть уверенным, что день планового заверешения работ вашего проекта полностью совпадет с фактическим завершением работ и обернется не смещением сроков, а премией.

Deadline